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apsa personnel concepts gmbh

Office Manager:in 32h (w/m/d) – befristet bis 31.12.2026

Wien

Vollzeit

ab €35.000 brutto

Deine Provision:

€ 1.000

Unser Kunde ist ein renommiertes Unternehmen im Bereich Zahlungsverkehr mit Sitz in Wien und zählt zu den zentralen Akteuren im österreichischen Finanzdienstleistungsumfeld. Mit innovativen Lösungen rund um digitale Transaktionen gestaltet das Unternehmen aktiv die Zukunft des Bezahlens. Gesucht wird eine organisierte und serviceorientierte Persönlichkeit, die mit Struktur, Überblick und Engagement für reibungslose Abläufe im Office Management sorgt.

Deine Aufgaben:

Unterstützung der Geschäftsführung, insbesondere bei Terminkoordination und Reisemanagement
Durchführung klassischer Back-Office-Tätigkeiten, wie Vertragsverwaltung, Office-Supply-Bestellungen und Ablage physischer Verträge
Organisation von Dienstreisen, Meetingräumen und Seminarhotels
Mitarbeit im Veranstaltungsmanagement
Qualitätssicherung und Weiterentwicklung von Office-Management-Prozessen
Mitarbeit in Sonder- und Digitalisierungsprojekten
Eigenständige Abwicklung administrativer Abläufe in deinem Verantwortungsbereich
Empfang und Betreuung von Gästen sowie Mitarbeiter:innen am Empfang
Betreuung der Telefonvermittlung
Verwaltung der Ein- und Ausgangspost sowie Organisation von Botendiensten
Vor- und Nachbereitung von Meetingräumen inklusive Gästebewirtung
Organisation von Verpflegung und Catering für Besprechungen
Bereichsübergreifende Unterstützung interner Teams

Das bringst du mit:

Ausgeprägtes Organisationstalent und Freude an administrativen Aufgaben
Serviceorientiertes und professionelles Auftreten als zentrale:r Ansprechpartner:in im Office
Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
Hohe Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten

Das erwartet dich:

Eine abwechslungsreiche Position im Office Management mit breitem Aufgabenfeld
Ein verantwortungsvoller Aufgabenbereich mit zentraler Schnittstellenfunktion
Mitarbeit in organisatorischen Projekten und internen Weiterentwicklungsprozessen
Ein professionelles und stabiles Unternehmensumfeld in Wien
Eine befristete Anstellung bis 31.12.2026 mit einem Beschäftigungsausmaß von 32 Wochenstunden

Jobs online: 37

Mitarbeiter:innen: 15

Gegründet: 2014

Industrie: Verkauf, Kundenberatung, Promotion

Über uns:

Als Personaldienstleister haben wir unsere Erfahrungen in den Bereichen IT, Finance und Sales gesammelt. Als Menschen sind wir so unterschiedlich, wie Menschen nun einmal sind. Als apsa aber sind wir ein Team, das bei allen Unterschieden vieles gemeinsam hat: Erfahrungsreichtum, die Leidenschaft für die Arbeit und die Freude daran, talentierte KandidatInnen zu suchen, zu begleiten und zu vermitteln. Kurz, unsere Arbeit macht uns Spaß. Weil sie eben mehr ist, als ein Job. Wir dürfen jeden Tag miterleben und mithelfen, Menschen mit einem sinnstiftenden Element ihres Lebens zu verbinden – ihrer Arbeit. Wir sind davon überzeugt, dass Engagement, Integrität und Wertschätzung die Grundlage für exzellente Leistungen bilden. So ist auch jeder Auftrag ein neues Abenteuer und wir können stolz sagen, wir schaffen das – für Sie.

Warum mit uns arbeiten:

Weil apsa mehr als ein Personaldienstleister ist: Wir verbinden Menschen mit sinnstiftender Arbeit, setzen auf ehrliche Kommunikation, echte Wertschätzung und liefern nicht nur Ergebnisse, sondern auch ein gutes Gefühl dabei.

Galerie

Ein paar unserer Benefits

Jobticket

Hybrid Work - Home Office

Bildungskarenz

Essenszulage

Was unser Team sagt

„Teamspirit wird nicht nur großgeschrieben, sondern wirklich gelebt! Das Gefühl in einem Team wirklich angekommen zu sein verschönert den Arbeitsalltag ungemein. Bei uns werden die unterschiedlichsten Persönlichkeiten zu einem großen und vor allem wertschätzendem Team verbunden.“

Denise Aporius,

Finance & Legal | Assistentin der GF

„Gemeinsam gehen wir durch Höhen und Tiefen, genau wie eine Familie es tun würde. Neben der Tätigkeit als IT-Talent Scout und Kundenbetreuerin ist mir dieser Zusammenhalt besonders wichtig. Ich hatte in den letzten vier Jahren die Möglichkeit, mich immer neu zu erfinden, neue Aufgaben zu übernehmen, aber auch wieder abzugeben, wenn es mal zu viel war. Vertrauen, Unterstützung, Transparenz und offene Kommunikation leben und lieben wir.“